Elektronikus számlázás: új lehetőségek 2021. áprilisától

Az online számla adatszolgáltatás 2021-es kiterjesztése új távlatokat nyithat meg számos vállalkozás számára a számlázási, ill. számlabefogadási folyamatok egyszerűsítésére. A 3.0-ás adatszolgáltatási verzió 2021. április 1-jei kötelező alkalmazása keretében új lehetőségként jelenik meg az online adatszolgáltatás e-számlaként történő felhasználása. Bejegyzésünkben összefoglaltuk a legfontosabb tudnivalókat.

Hol jelenthet egyszerűsítést az új adatszolgáltatás?

A hagyományos elektronikus számlázás esetében a számlakibocsátó egy elektronikus dokumentumot, többnyire PDF állományú számlát állít ki, melyhez valamilyen egyedi elektronikus állomány (a gyakorlatban elektronikus aláírás, ill. időbélyegző) kapcsolódik. A számlaképet, illetve a tényleges elektronikus számlaként szolgáló elektronikus állományt a számlakibocsátó a vevő rendelkezésére bocsátja. A teljes üzleti folyamatban tehát a számlakiállítás mellett többletfeladatként megjelenik a számla kiküldése, adminisztrációja. Ennek az egyszerűsítésében segíthet az adóhivatal által biztosított új módszer, amelyben az amúgy is beküldött adatállományon kívül immár nem lesz szükség külön elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott számla kiállítására, így csökkenthető a számla kiküldésével kapcsolatos adminisztráció és költség.

Mivel nyújt többet az új lehetőség számlakibocsátói oldalon?

Az online adatszolgáltatási rendszer használatával lehetőség van a „hagyományos” elektronikus számlázást egy megfelelő adatállomány beküldésével kiváltani. A 3.0-ás adatszolgáltatási rendszer (amelyet minden számlakibocsátó köteles használni) a teljes számla adattartalmat egy szigorított titkosítási protokoll alapján kódolja (hash állomány), majd ezt a kódolt állományt a számlázószoftver az adóhatóság részére megküldi.

Maga az elektronikus számla ebben az esetben nem a számla képe, vagy egyéb elektronikus állomány, hanem az adóhatóság felé beküldött titkosított állomány lesz. Az adóhatóság az adatszolgáltatásra adott feldolgozó üzenettel jelzi, hogy elfogadta a számlakibocsátó adatszolgáltatásban megküldött elektronikus számláját. (A titkosított állomány létrehozása persze a számlakibocsátó számára némi szoftverfejlesztési feladatot jelent.)

A számlázószoftverből ettől függetlenül előállítható a hagyományos számlakép is, mely vizuálisan segít azonosítani az adott számla tartalmát, azonban ez a dokumentum adózási szempontból nem minősül számlának.

A megoldás előnye, hogy az adóhatóság felé továbbított állományon kívül a számlakibocsátónak már nem szükséges a számlázószoftverben létrejövő egyéb állományt is megküldenie a számlabefogadó részére, az elektronikus számla kibocsátása ugyanis a NAV felé beküldött adatszolgáltatással automatikusan teljesül.

Miért jó ez a számlabefogadónak?

Az említett megoldást használva az adólevonásra jogosító elektronikus számlának a rendszerben szereplő, könnyen hozzáférhető titkosított elektronikus állomány minősül. A számlabefogadó az adóhatóság online adatszolgáltatási rendszerét használva hozzá tud férni az elektronikus számla teljes adattartalmához.

Az adóhatóság rendszerében lévő titkosított állomány alapján az elektronikus számla gépi feldolgozása is lehetővé válik, melynek révén – némi informatikai fejlesztést követően – gyorsabban kerülhetnek be a számlák adatai a könyvelési rendszerbe.

Kinek jelenthet könnyítést az új lehetőség?

Az új lehetőséggel főként olyan cégeknek érdemes számolni, ahol

• nincs sok vevő, vagy a számlázás korlátozott vevői kör felé történik,
• így például vállalatcsoporton belül,
• vagy beszállítói láncolatban lehet célszerű ezt a lehetőséget választani.

A rendszer korlátai és további feltételek

Magánszemély vevő esetében az elektronikus számla adatszolgáltatás általi kibocsátására nincs lehetőség, hiszen magánszemély vevőnek nincs hozzáférése az online számla rendszerhez, így az elektronikus számla állományához nem tud hozzáférni. Ugyanez igaz a külföldi adóalany vevőkre is. Feléjük tehát továbbra is vagy hagyományos papír alapon, vagy „hagyományos” elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott számlát kell kiállítani.

További lényeges feltétel, hogy a számlabefogadónak és a kiállítónak külön meg kell állapodnia az elektronikus számlázás használatáról, erre ugyanis az adatszolgáltatási rendszeren keresztül nincs lehetőség. A számlák kifizetése, elfogadása is hallgatólagos megállapodásnak minősülhet az adóhatóság álláspontja szerint.

Fontos tudni azt is, hogy az adatszolgáltatási rendszerben szereplő elektronikus számlának megfelelő titkosított állomány tárolását az adóhatóság nem garantálja. Ezért a számlabefogadónak az összes érintett elektronikus számla további archiválásáról gondoskodnia kell.