Költségtérítések munkavállalóknak távmunkában és home-office-ban

Az idestova két éve tartó COVID-19 járvány és egy rövid nyári megszakítással jelenleg is fennálló, 2022. június 1-jéig tartó jogi veszélyhelyzet miatt a munkáltatókat változatlanul foglalkoztatja a kérdés, milyen költségeket téríthetnek meg adómentesen a munkavégzéssel, munkába járással kapcsolatban, ha az alkalmazottak részben vagy munkaidejük egészében távmunkában, illetve home-office-ban dolgoznak.

Tekintsük át először a home-office és a távmunkavégzés fogalmát munkajogi szempontból.

A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény csak a távmunkavégzést szabályozza, amely általános előírásait a veszélyhelyzetben némileg eltérően kell alkalmazni. A veszélyhelyzet idején alkalmazandó rendkívüli szabályok szerint a munkaszerződésben kell megállapodni a távmunkavégzésről, amely esetén a munkavállaló a munkaidő egy részében vagy egészében a munkáltató telephelyétől eltérő helyen végzi a munkáját. Ez az eltérő hely lehet a munkavállaló lakása, állandó vagy ideiglenes lakcíme, külföldön tartózkodása, szabadsága alatti szálláshelye, vasútállomás, repülőtér várója, közlekedési eszköz, stb.

A home-office fogalmát a Munka törvénykönyve nem tartalmazza, a gyakorlatban a munkavállaló lakóhelyén végzett munkát értjük alatta, általában eseti jelleggel. A home-office-t tehát nem kell a munkaszerződésben rögzíteni, de célszerű legalább belső szabályzatban összefoglalni az otthoni munkavégzésre vonatkozó előírásokat (munkaállomás, eszközök használata, munkaidő-beosztás, munkáltató ellenőrzési, utasítási joga, stb.), megelőzve ezzel az esetleges későbbi vitás helyzeteket, kellemetlenségeket, pl. egy véletlen baleset esetén.

Munkaeszközök használata

A munkáltató az otthoni munkavégzéshez szükséges eszközöket adómentesen biztosítja ill. a Munka törvénykönyve szerint köteles a munkavállaló indokolt költségeit megtéríteni, amelyek a munkavégzés teljesítésével kapcsolatosak. Ha a munkavállaló vásárolja meg az eszközöket, fontos, hogy a munkáltató nevére és címére kiállított számlát kérjen, mert a munkáltató csak a számviteli szabályoknak és az adótörvényeknek megfelelően kiállított bizonylat alapján számolhatja el a költségeket.

A munkavégzéshez szükséges eszközök biztosítása akkor is adómentes, ha a munkavállalók azokat részben magáncélra használják, azonban a távmunkavégzés helyén a munkáltató és a munkavédelmi hatóság ellenőrizheti az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkakörülményeket.

Napi munkába járás, hétvégi hazautazás

A munkába járással kapcsolatos költségtérítés szabályait a 39/2010. (II. 26.) Kormányrendelet tartalmazza. A kormányrendelet előírásai szerint adott utazási költségtérítések adómentesek.

Az utazási költségtérítésről szóló kormányrendelet az alábbi jogviszonyokra vonatkozik:

• a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény és a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény hatálya alá tartozó munkáltatóra és munkavállalóra
• jogszabály eltérő rendelkezésének hiányában a közszolgálati tisztviselőkre, a kormányzati tisztségviselőkre, a legfőbb ügyészre, az ügyészekre és más ügyészségi alkalmazottakra, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal, a honvédelmi szervek, valamint a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek munkáltatóira és munkavállalóira

Home-office vagy távmunkavégzés esetén nem számolható el utazási költségtérítés napi munkába járás címén azokra a napokra, amelyeken a munkavállaló otthonában végzi feladatait. A kormányrendelet fogalmai szerint napi munkába járásnak minősül „a lakóhely vagy a tartózkodási hely és a munkavégzés helye közötti napi, valamint a munkarendtől függő gyakoriságú rendszeres vagy esetenkénti oda- és visszautazás”.

A fentiekből következően, ha a felek a munkaszerződésben a munkavállaló lakását jelölték meg a munkavégzés helyeként, napi munkába járással kapcsolatban költségtérítés nem jár a munkavállalónak.

Hétvégi hazautazás címén azonban a munkavállalónak adható költségtérítés a kormányrendeletben foglalt keretek között akkor, ha munkanapokon távmunkában dolgozik, és munkahelye nem azonos a lakóhelyével:

• hetente egyszer, az általánostól eltérő munkaidő-beosztás esetén havonta legfeljebb négyszer,
• a munkahelyről a lakóhelyre történő oda- és visszautazás,
• a jegy/bérlet árának minimum 86%-a, de akár a jegy/bérlet 100%-a is adható adómentesen
• évben legfeljebb havi 41 760 Ft összegben.

Az adómentes költségelszámolásnak nem feltétele a munkáltató nevére szóló számla, elegendő a bérlet, menetjegy leadása is, mivel bizonyos kedvezményes jegyek, bérletek vásárlása esetén a szolgáltatók csak a magánszemély nevére állíthatnak ki számlát.

A kormányrendelet írja elő, hogy a munkavállaló a napi munkába járás, hétvégi hazautazás címén igénybe vett utazási költségtérítés esetén „nyilatkozik a lakóhelyéről és a tartózkodási helyéről, valamint arról, hogy a napi munkába járás a lakóhelyéről vagy a tartózkodási helyéről történik”.

A költségelszámoláshoz készített helyes nyilatkozathoz a kormányrendelet fogalmai adnak segítséget:

„lakóhely: annak a lakásnak a címe, amelyben a munkavállaló él, illetve amelyben életvitelszerűen lakik;

…

tartózkodási hely: annak a lakásnak a címe, amelyben a munkavállaló - lakóhelye végleges elhagyásának szándéka nélkül - munkavégzési célból ideiglenesen tartózkodik”

A kormányrendeletből következik, hogy pl. a repülőjegy költsége hétvégi hazautazásként adómentesen megtéríthető a munkavállalónak számla alapján vagy akár a jegy leadása mellett, ha nyilatkozata szerint külföldön van a lakóhelye, és a munkaszerződés a magyar munka törvénykönyve hatálya alá tartozik.

Átalány költségtérítés távmunkát végzőknek

A veszélyhelyzet idején bevezetett igazolás nélküli, azaz számlák, bizonylatok nélkül fizethető költségtérítés lehetősége várhatóan érvényben marad a veszélyhelyzet elmúltával is, így a havi minimálbér 10%-ának megfelelő összeget, 2022. évben havi 20 ezer Ft költségtérítést kaphatnak a munkaszerződésük szerint távmunkát végző munkavállalók adómentesen – a távmunkavégzésben töltött napok arányában –, ha más költséget tételesen (pl. internet-, rezsiszámlák alapján) nem számolnak el.

Látható, hogy az adómentes költségtérítések szabályainak helyes alkalmazása alapos körültekintést igényel abban az esetben is, amikor a munkaszerződés szerint a munkáltató székhelyén történik a munkavégzés.

A járványhelyzettel összefüggő átmeneti szabályok, ill. a rendszeres távmunka és eseti home-office munkavégzés széleskörű elterjedése miatt pedig különös figyelmet kell fordítani a munkavégzés helyének meghatározására a munkaszerződésben, valamint célszerű belső szabályzatot alkotni home-office esetére.