A munkavállalók ellenőrzése és adataik kezelése – módosul a munka törvénykönyve

Tisztelt Ügyfeleink! Tisztelt Olvasóink!

2019. április 26-án lép hatályba az a csak „GDPR-salátatörvény” néven ismert jogszabály, amely a GDPR (az EU általános adatvédelmi rendelete) végrehajtásához szükséges összhang megteremtése érdekében mintegy 80 törvényt módosít. Ezen törvények közé tartozik a munka törvénykönyve (Mt.) is, amelynek néhány fontos módosítására térünk ki az alábbiakban:

Milyen személyes adat kérhető a munkavállalótól?

A munkavállalótól olyan személyes adat közlése vagy nyilatkozat megtétele kérhető, amely a munkaviszony létesítése, teljesítése, megszűnése vagy az Mt-ből származó igény érvényesítése szempontjából lényeges. Ehhez kapcsolódóan okirat bemutatása is kérhető.

Az utóbbi mondat immár törvényi szinten rögzíti, hogy a munkavállaló okiratainak tárolására, fénymásolására nincs lehetőség, elegendő azok bemutatása. Ilyen okirat lehet pl. egy valamilyen speciális képzettséget, képesítést igazoló irat (pl. targonca jogosítvány), amelynek adatait a munkáltató legfeljebb feljegyezheti, de lemásolni, tárolni azt nem lehetséges. Az ilyen iratokról készített másolat ugyanis nem rendelkezik bizonyító erővel arról, hogy egy érvényes hatósági közokirat hiteles másolata, ezért a másolat nem is alkalmas a benne szereplő adatok hiteles megállapítására. Ezen túlmenően a másolatok kezelése nem felel meg a GDPR szerinti célhoz kötött adatkezelés elvének. A jogosítvány lemásolása, tárolása nem szükséges ahhoz, hogy a munkáltató meggyőződjön arról, hogy az adott munkavállaló rendelkezik-e jogosítvánnyal (és így vezethet céges autót vagy targoncát), így a jogosítvány másolására irányuló gyakorlatot nem igazolja törvényes cél. Ráadásul a másolaton olyan adatok is szerepelhetnek, amelyek az adatkezeléshez nem szükségesek (pl. fénykép), így a célhoz kötött adatkezelés elve is sérül.

Kérhető-e erkölcsi bizonyítvány a munkavállalótól?

Ezzel kapcsolatban azt fontos tudni, hogy az erkölcsi bizonyítványban található személyes adat bűnügyi személyes adatnak (különleges adatnak) minősül, és ilyenként a GDPR alapján akkor kezelhető, ha azt jogszabály lehetővé teszi vagy az adat közhatalmi szerv kezelésében áll.

Az Mt. kapcsolódó módosítása szerint a munkáltató bűnügyi személyes adatot a munkaviszony létesítése előtt és a munkaviszony alatt annak vizsgálata céljából kezelhet, hogy az adott munkakörben nem zárja-e ki a foglalkoztatást törvény, illetve ilyen kizáró vagy korlátozó feltételt előzetesen, írásban a munkáltató is meghatározhat.

A módosítás alapján pl. a munkáltató jelentős vagyoni érdeke alapján lehetséges az erkölcsi bizonyítvány bekérése. Ez olyan eseteket jelent, amikor a munkáltató jelentős vagyoni érdeke sérülne, ha úgy kerülne sor a foglalkoztatásra, hogy a munkáltató nem ismerte meg az erkölcsi bizonyítványban foglalt adatot. (Ilyen lehet pl. egy pénzkezeléssel foglalkozó munkatárs vagy a kulcs-informatikai rendszerekhez hozzáféréssel rendelkező munkavállaló, az adott cég működését kritikus szinten befolyásoló munkát ellátó munkatárs stb.)

Fontos, hogy ilyenkor egy ún. érdekmérlegelési tesztet el kell végezni, amelyben munkakörönként és munkaköri feladatonként be kell azonosítani, hogy az adott munkatárs melyik munkaköri feladatával kapcsolatban milyen vagyonelemekkel kerül kapcsolatba, az egyes feladatokhoz kapcsolódóan mekkora kárveszély lehetősége áll fenn, és ez a kárveszély/vagyonelem a munkáltató teljes vagyonához viszonyítva jelentősnek tekinthető-e.

Az érdekmérlegelési teszten túlmenően egy tájékoztatót is kell készíteni a (leendő) munkavállalók számára, amelyet az erkölcsi bizonyítvány bekérése előtt át kell adni számukra. Ebben részletezni kell a bűnügyi személyes adat kezelését kizáró vagy korlátozó feltételeket.

Az erkölcsi bizonyítványnak csak a bemutatása kérhető (tehát abba csak belenézni lehet), lemásolni és/vagy bármilyen formában tárolni nem szabad és a korábban bekért erkölcsi bizonyítványokat meg kell semmisíteni.

Lehet-e a céges számítástechnikai eszközöket magáncélra használni?

Itt változik a főszabály, azaz a céges számítástechnikai eszközöket már csak céges munkavégzésre lehet használni, de ettől a felek eltérhetnek. Vagyis ha a munkáltató engedélyezi a céges laptop, céges mobiltelefon magáncélú használatát, akkor ezt mostantól a munkaszerződésbe kell foglalni (illetve módosítani kell a meglévő munkaszerződéseket).

Ha sor kerül a magáncélú használat engedélyezésére, akkor felmerül a magáncélú használat esetleges ellenőrzésének kérdése is. Ez megvalósítható, ellenőrizhető a munkavállaló tevékenysége, de előzetesen írásban részletesen tájékoztatni kell a munkavállalókat (adott esetben még a munkába állás előtt) arról, hogy mit és miért, milyen módon ellenőriz a munkáltató, illetve, hogy milyen intézkedések szükségesek ahhoz, hogy az ellenőrzés megfeleljen az arányosság elvének. Az ellenőrzés során a munkáltató csak az adott, munkavégzéshez használt számítástechnikai eszközön tárolt, a munkaviszonnyal összefüggő adatokba tekinthet be (olyan mélységig, hogy el tudja dönteni, hogy az adat magáncélú-e. Amennyiben igen, akkor nem tekinthet be az adatokba, viszont az esetleges jogellenes magáncélú használat munkajogi következményeit alkalmazhatja). A fentiek miatt is érdemes egy, a számítástechnikai eszközök (magáncélú) használatát rendező szabályzatot készíteni.

Ha a fentiekkel kapcsolatban kérdése merülne fel, forduljon munkatársainkhoz bizalommal.

Üdvözlettel:
ABT Treuhand csoport