Welche Lösung bietet DOQdrive Ihnen an?
Das System DOQdrive ist geeignet für die digitalisierte Speichern, Archivierung und Weiterleitung von Dokumenten, die rechtlich dem Original entsprechen. DOQdrive ist eine Cloud Lösung der DO-Q-MENT Kft. Ihr Partner der Cloud Lösung ist Microsoft Azure.
DOQdrive erstellt über das originale Dokument in Papierform eine beglaubigte elektronische Kopie. Diese Kopie hat später einen genauen Beweiswert, als wenn Sie das Original in Papierform vorlegen würden. Die Beglaubigung erfolgt laut der internationalen Vorschriften und Normen, die in der ganzen Europe anerkannt sind.
Das Zertifikat der Beglaubigen nach eIDAS Verordnung ist von der Firma Microsec, qualifizierter Vertrauensdienstleister gesichert. Die Hauptparameters sind, wie folgt:
- Zeitstempel
- elektronische Signatur
- GPS-Koordinaten (optionel)
Das DOQdrive PRIVATE ist eine kostenfreie Anwendung für Privatpersonen im Bezug ihren eigenen Unterlagen. Die Privatpersonen sind durch die DOQdrive PRIVATE Registration identifiziert.
Das DOQdrive BUSINESS ist eine Dienstleistung für die Firmen. Der Geschäftsführer kann durch seine Registration ein DOQdrive BUSINESS für Ihre Firma beantragen und abonnieren. Das DOQdrive BUSINESS erfordert keine Investition, aber bietet von Anfang an eine Kostenersparung und Effizienzerhöhung auf dem Gebiet der Behandlung von Dokumenten an. Die Leistung von DOQdrive BUSINESS können nur identifizierten Mitarbeiter benutzen, die mit einer DOQdrive PRIVATE Anwendung verfügen.
Die Benutzer von DOQdrive können miteinander in Kontakt treten. Die als Partner aufgenommenen Benutzer (Privatpersonen und Firmen) können miteinander im Verhältnis B2B, B2C und C2C einen e-Vertrag abschließen und elektronisch unterzeichnen.
DOQdrive ist eine Cloud Lösung, die kostenfrei heruntergeladen werden kann. Wegen der Cloud Lösung kann man immer nahtlos verbinden. Die Benutzer können ohne weiteres und zeitunabhängig das DOQdrive benutzen, mit dem eigenen Handy, Tablet oder Computer.
Welche Vorteile bringt es für Ihr Unternehmen?
- Mit dem digitalen Dokumentraum können Sie die Schränke und Archivlager befreien.
- Jemand hatte über die Eingangsrechnungen eine Kopie (Scan) gemacht und in Ihrer eigenen Ordnerstruktur gespeichert, bevor Sie an Buchhalter weiterleitete. Die Rechnungskopie (Scan) wegen DOQdrive bedeutet also keine Mehrarbeit, nur einen geklärten, einmaligen Arbeitsvorgang.
- Die Firma kann die Dokumente in DOQdrive, wie in ihrer bisherigen Ordnerstruktur speichern. (Oder wir können Ihnen gerne dabei helfen und Vorschlag geben.)
- Sie können die für Sie nötigen Dokumenteninformationen frei feststellen. Diese Information können in Form von Metaangaben erfasst werden.
- Sie können die Dokumente mit Metaangaben (Suchwörter) versehen. Lt. den Metaangaben können alle Benutzer leicht und schnell suchen.
- DOQdrive ersetzt auch die Registratur vom Dokument, Sie benötigen kein getrenntes Registratursystem mehr.
- DOQdrive ist mehr als ein System für Speichern und Archivierung, da DOQdrive entsprechend der europäischen Verordnung eIDAS eine beglaubigte elektronische Kopie speichert.
- Die ursprünglich in elektronischer Rechnungsform erstellten Rechnungen (von Rechnungsersteller beglaubigte Rechnungen) kann die Firma auch in DOQdrive führen, lagern und bewahren.
- Sie können in DOQdrive Rechnungsbeilagen und übrige Dokumente, wie zB. Verträge frei behandeln.
- Sie können irgendwo und irgendwann, 24 Stunden lang am Tag benutzen. Sie können die durch Gerät gescannten oder mit Handy fotografierten Dokumente sofort in DOQdrive hochladen.
- Sie können durch Berechtigungszuweisung die Zugriffe (Lesen oder Bearbeiten) bestimmen. DOQdrive dient die Bedingungen der internen Firmenrichtlinien lt. GDPR. Durch die Berechtigung sichert DOQdrive den Schutz der Privatangaben.
- In DOQdrive können Sie ein Workflow und ein Zahlungsfreigabesystem aufbauen, deshalb können Sie fern, von Ort unabhängig via Internet das Dokument prüfen und freigeben.
Was bedeutet es für Ihre Firma in der ABT Zusammenarbeit?
- Die Firme muss an ABT die Papierdokumente nicht posten oder per Eilbote zuschicken. Die Firma erspart die Kosten der Post und Eilbote.
- Es ist nicht mehr nötig eine Liste oder ein Protokoll über die übergegebenen Dokumente zu führen, da die Übergabe durch DOQdrive erfolgt. Sie sichert einen DOQdrive-Zugriff für ABT im Bezug Ihrer Firma und Sie können die Rechte der Buchhalter behandeln.
- Ihre Firma muss keine separate Registratur (zB. in Excel) über die Rechnungsangaben (zur Überweisung, zur Kenntnis, zur Statistik) führen, da die Registratur auf der Plattform von DOQdrive erfolgt.
- Sie müssen keine anderen Systeme und Lösungen für Dokumentenspeichern behandeln und finanzieren.
- Sie müssen uns keine Rechnungsbeilagen und Ergänzungsinformationen in separaten Emails zuschicken.
- Der Dokumenten- und Informationslauf kann zwischen der Firma und ABT fortlaufend, zB. täglich erfolgen und deswegen kann ABT täglich/wöchentlich die Dokumente zur Buchhaltung übernehmen.
- DOQdrive System gehört Ihnen, die Originalien bleiben in Ihrem Büro. ABT, wie aktueller Dienstleister erhält im Bezug der Buchungsunterlagen nur Zugriff zum Lesen.
- ABT kann die Rechnung früher ansehen und sofort die eventuellen formellen oder steuerlichen Fehler der Rechnung bemerken und an Ihrer Firma melden.
- ABT kann die „Übernahme“ des zur Buchhaltung vorbereiteten Dokuments zuweisen, bzw. dass die Rechnung gebucht wurde. Sie verfügt über sofortige Information bezüglich des Standes der Rechnung.
- Die in DOQdrive beglaubigten Dokumente sind mit Glaubwürdigkeit der Originalen identisch, deshalb ist die Übergabe in Papierform unnötig.
- Die Firmendokumente bleiben immer bei der Firma. Sie müssen nicht mehr übergeben werden, deshalb muss sich die Firma nicht mehr um Rücklieferung von ABT kümmern.
- DOQdrive ist der Partner von ABT Treuhand in unserer Dienstleistung von Buchhaltung und Lohnabrechnung. DOQdrive erleichtert die Zusammenarbeit.
